สามารถเพิ่มผู้ใช้เข้าสู่ระบบ Z.comSign ได้ไม่จำกัดโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทุกคนสามารถลงนามได้โดยไม่ต้องทำการลงทะเบียน แต่ผู้ที่มีสิทธิส่งคำส่งคำขอลงนามเอกสาร และเข้าถึงเอกสารได้มีเพียงผู้ที่มีการลงทะเบียนแล้วเท่านั้น

สำหรับการใช้งานในรูปแบบองค์กร พนักงานทุกคนในองค์กรควรลงทงทะเบียนเป็นผู้ใช้งาน และใช้ระบบ "การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้" เพื่อจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ตามบทบาทและแผนกในองค์กร

Z.comSign สามารถจัดเก็บเอกสารในระบบได้โดยไม่จำกัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูล เอกสารที่ลงนามทั้งหมดบน Z.comSign จะไม่มีระยะเวลาหมดอายุ และจะถูกเก็บไว้ตลอดไปในระบบจนกว่าบัญชีจะถูกยกเลิก

Z.comSign สามารถเข้าใช้งานได้ผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟส หรือแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนบน iOS/Android

ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและติดตามสถานะของการลงนามเอกสารได้หลังจากส่งคำขอลงนาม ระบบนี้สามารถเพิ่มประสิทธิผลของกระบวนการอนุมัติเอกสารประเภทใดๆ ในบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้ขอสามารถทราบได้ว่าการเซ็นเอกสารออนไลน์นั้น ๆ เสร็จสมบูรณ์หรือไม่ หรืออยู่ในสถานะใด แม้ว่าคำขอลงนามนั้นจะถูกส่งไปยังบริษัทภายนอกอื่น ๆ ก็ตาม

ผู้ใช้สามารถอัปโหลดเอกสารใน PDF/Mircosoft Words หรือสร้างเอกสารโดยใช้เทมเพลตในหน้าการจัดการได้ ปกติแล้วการเซ็นเอกสารออนไลน์ทั่วไปต้องส่งไฟล์อัปโหลดเพื่อส่งคำขอลงนามทีละไฟล์ ซึ่งกระบวนการดังกล่าวนั้นใช้เวลาค่อนข้างนานในการดำเนินการ แต่บน Z.comSign เรามีคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถส่งคำขอลงนามที่มีชื่อผู้ลงนามแตกต่างกัน และข้อมูลอื่นๆ ในไฟล์ CSV โดยใช้ข้อมูลนั้นเพื่อสร้างคำขอลงนามหลายรายการในคราวเดียว

*ตัวอย่าง: ผู้จัดการฝ่ายธุรการสามารถเตรียมรายชื่อพนักงานใน CSV และใช้ Z.comSign เพื่อสร้างจดหมายตอบรับการจ่ายเงินเดือน 100 ฉบับที่มีชื่อพนักงานต่างกันเพื่อส่งไปยังพนักงานทุกคนได้ในคลิกเดียว

เอกสารทุกฉบับที่ส่งคำขอลงนาม ระบบจะสร้างไฟล์สำรองเพื่อให้ผู้ลงนามทุกคนเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิง แม้ผู้ลงนามจะไม่ลงทะเบียนในระบบ Z.com Sign ก็ตาม

เอกสารที่มีการเก็บสำเนาในระบบพร้อมให้ผู้ลงนามดาวน์โหลดจากระบบผ่านทางอีเมลแจ้งเตือน การเก็บเอกสารในรูปแบบนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการคัดลอกไฟล์ และส่งเอกสารที่ลงนามแล้วให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้องซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการนี้ค่อนข้างซ้ำซ้อนหากเป็นกระบวนการลงนามบนกระดาษ

ฟีเจอร์นี้สามารถใช้เพื่อกำหนดบทบาทผู้ใช้งานในแต่ละกลุ่มที่มีการลงทะเบียนเพื่อเข้าใช้งานระบบ(เช่น แยกผู้ใช้ตามแผนกของบริษัท)

ผู้ดูแลระบบ (admin) สามารถจำกัดจำกัดสิทธิการเข้าถึง จำกัดการเข้าถึงเอกสารของแต่ละหน่วยงาน และสามารถกำ หนดบทบาทของผู้ใช้งานว่าใครมีสิทธิ์ในการร้องขอการลงนาม เป็นผู้ลงนาม หรือแม้แต่ผู้ใช้ที่สามารถเปิดได้เท่านั้น

IP Filter สำหรับควบคุมการเข้าออกเพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยด้านไอทีของบัญชี

*ระบบเทคโนโลยีนี้กำลังถูกใช้โดย Netflix, Youtube และบริการออนไลน์อื่นๆ เพื่อจำกัดสิทธิการเข้าถึงเฉพาะบุคคลหรือบางกลุ่มผู้ใช้

(เช่น บริษัทสามารถตั้งค่าตัวกรอง IP เพื่ออนุญาตการเข้าถึงจากที่อยู่ IP ของสำนักงานบริษัทหรือเซิร์ฟเวอร์ VPN เพื่อหลีกเลี่ยงการเข้าถึงจากที่อยู่ IP แบบสุ่ม)

**ใช้ได้เฉพาะ Pro-Plan และ Enterprise-Plan

เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดรายชื่อผู้ลงนามลงในเทมเพลตล่วงหน้าได้โดยไม่จำเป็นต้องเลือกผู้ลงนามทุกครั้งที่มีการอนุมัติการเซ็นเอกสาร

(เช่น ฝ่ายขายของบริษัทสามารถกำหนด template เพื่อขออนุมัติใบเสนอราคากับผู้จัดการแผนกได้)

**ใช้ได้เฉพาะ Pro-Plan และ Enterprise-Plan

การจัดการผู้ใช้งาน (user) ผ่าน CSV ทำให้การจัดการกลุ่มผู้ใช้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะองค์กรที่มีผู้ใช้งานจำนวนมากที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้ใช้งานบ่อยครั้ง

(เช่น หากองค์กรมีพนักงาน 1,000 คนที่ต้องลงทะเบียนใหม่ในระบบ ผู้ดูแลระบบสามารถเตรียมไฟล์ CSV พร้อมรายชื่อผู้ใช้และอัปเดตฐานข้อมูลผ่านข้อมูลในไฟล์)

**ใช้ได้เฉพาะ Pro-Plan และ Enterprise-Plan

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ e-Signature (e-Sign) คือ ลายมือชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ยืนยันความสัมพันธ์ระหว่างตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นๆ ที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร อักขระ ตัวเลข เสียงหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เทคโนโลยีในการเข้ารหัสสำหรับยืนยันความเป็นเจ้าของ ซึ่งสามารถตรวจสอบได้

ในบริการ Z.com Sign คำจำกัดความของ "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" คือวิธีการง่ายๆ ในการใช้อีเมลเพื่อระบุตัวในกระบวนการลงนามออนไลน์

การลงนามวิธีนี้สามารถใช้สำหรับการอนุมัติเซ็นเอกสารออนไลน์แบบไม่เป็นทางการ หรือเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องได้รับการรับรองจากใบรับรองดิจิตอล (Digital certificate) ทำให้เหมาะสำหรับการลงนามในใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา คำขอซื้อภายใน สัญญาจ้างพนักงาน ฯลฯ

e-Sign เป็นไปตามข้อ 9 ในราชกิจจานุเบกษา พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2019.

**อ้างอิง พระราชบัญญัติ ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๒. Electronic Transactions Development Agency (ETDA)

ลายเซ็นดิจิทัล Digital Signature (D-Sign)

ลายเซ็นดิจิทัล Digital Signature (D-Sign) คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ได้จากการเข้ารหัสข้อมูลด้วยการใช้ Certificate ผู้ได้รับการอนุญาตให้เป็นผู้ออกใบรับรองอิเล็กกทรอนิกส์เพื่อช่วยยืนยันความเป็นเจ้าของลายมือชื่อ ซึ่งสามารถตรวจพบการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ ทำให้เจ้าของลายมือชื่อไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดจากข้อความที่ตนเองลงลายมือชื่อได้

ลายเซ็นดิจิทัล (D-Sign) เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อีกประเภทหนึ่งที่ใช้เข้ารหัสข้อมูลผู้ใช้โดยใช้ใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดย GlobalSign ซึ่งเป็นหนึ่งในกลุ่มบริษัทของ Z.com ที่มีอำนาจในฐานะผู้ออกใบรับรองสากล (CA)

D-Sign บน Z.comSign เป็นไปตามมาตรการที่กำหนดโดย Adobe (AATL: Adobe Approved Trust List) การลงนามประเภทนี้เหมาะสำหรับการเซ็นเอกสารที่มีข้อมูลที่เป็นความลับ หรือสัญญาที่มีเนื้อหาสำคัญที่มีข้อตกลงกันระหว่างผู้ลงนามทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจน ทำให้การเซ็นเอกสารรูปแบบนี้เหมาะสำหรับการเซ็นสัญญาเช่า, ข้อตกลงทางธุรกิจ หรือสัญญาซื้อกิจการ ฯลฯ

D-Sign เป็นไปตามข้อ 26 ในพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในราชกิจจานุเบกษา (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2019.

**อ้างอิง พระราชบัญญัติ ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๒. Electronic Transactions Development Agency (ETDA)

e-Timestamping คือการประทับเวลาอิเล็กทรอนิกส์เพื่อพิสูจน์และรับรองวันที่และเวลาของลายเซ็นที่ดำเนินการ

เทียบกับตราประทับหมึกธรรมดาที่ต้องประทับบนกระดาษ e-Timestamping บน Z.comSign เป็นบริการ e-Timestamping ที่จัดทำโดย Seiko (Seiko Solutions Inc.) ซึ่งเป็น TSA (Time Stamping Authority) อย่างเป็นทางการ